O que a reconstrução do Japão após a Segunda Guerra Mundial tem a ver com o seu projeto? Bom, após conhecer a ferramenta 5S, você poderá achar essa pergunta menos estranha. Sabemos que organização é fundamental para viabilizar qualquer tipo de negócio e essa é a base da ferramenta administrativa 5S, que procura desenvolver um controle contínuo de processos para manter bons resultados. O papel do 5S é facilitar o aprendizado e transformar em rotina a prática dos conceitos.
A ferramenta é baseada em 5 Sensos: de Utilização, de Limpeza, de Ordenação, de Saúde e de Autodisciplina. Cada um proporciona desafios diferentes e devem ser associados aos cuidados como ambiente, equipamentos, materiais, métodos, medidas, e, especialmente, pessoas.
O método se consolidou em empresas do Japão no contexto de reconstrução do país depois da Segunda Guerra Mundial e foi difundido sob orientação de especialistas americanos para o controle da qualidade. O que os americanos faziam bem foi aperfeiçoado pelos asiáticos, sendo a base de preparo para o que é conhecido como Total Quality Control (pela sigla TQC e, em português, Controle da Qualidade Total) ou Qualidade no Estilo Japonês. Empresas como a Toyota se notabilizaram por esse método pelo mundo.
“O 5S nos orienta para bom proveito e convívio com as novidades: observar, avaliar e tomar decisões adequadas para nosso crescimento e formação como pessoa, cidadão e profissional. Isso se faz no dia a dia, com uma rotina. Seja na vida pessoal, na família, ou em empresas, escolas, comunidades e serviço público”, aponta o especialista Wagner Matias de Andrade, da empresa Soluções Criativas em Comunicação.
De forma geral, a ideia é conscientizar sobre a importância da qualidade no ambiente de trabalho e na gestão de empreendimentos em aspectos como comprometimento ou manter um espaço limpo e organizado, gerando bem-estar e favorecendo uma alta produtividade.
“Com o Senso de Utilização, prestamos atenção às oportunidades, nos recursos disponíveis e selecionando o que é útil. O Senso de Ordenação facilita o acesso e o uso. Com o Senso de Limpeza, dá-se acabamento saudável a cada atividade. Com o Senso de Saúde, as pessoas avaliam os impactos, padronizando as boas práticas. As pessoas precisam assumir o compromisso com esses padrões. Isso se faz com o Senso de Autodisciplina”, resume.
O que o 5S nos ensina?
No princípio, esse conjunto de sensos era focado na limpeza de áreas e em evitar desperdícios, dissipando os efeitos da guerra e de gestões inadequadas. Com o passar do tempo e novos desafios, inclusive com a evolução da tecnologia e da comunicação, o método também evoluiu.
Geralmente, as instituições recorrem ao método para resolver problemas acumulados durante rotinas inadequadas. No entanto, o grande benefício do 5S está no cuidado diário, evitando o acúmulo e crescimento de inconformidades e promovendo a melhoria contínua. Para entender melhor como funciona na prática, é importante conhecer mais a fundo cada um dos sensos:
Senso de utilização – é a melhora da produtividade. O que realmente é necessário? Fica no ambiente de trabalho o que é usado, assim o que sobra é guardado ou descartado. Também pode ser pensado em relação ao descarte de tarefas ineficientes, que apenas ocupam tempo.
Senso de ordenação – foca a melhora dos fluxos de trabalho. Em um ambiente organizado, seja ordenando uma caixa de ferramenta ou um arquivo de documentos, elimina-se movimentos desnecessários.
Senso de limpeza – como o nome indica, é a manutenção de um ambiente limpo. Pode se referir tanto a limpar um equipamento, quanto a melhorar um comportamento. Por exemplo, no final de uma reunião, fazer um resumo para consolidar o que foi combinado, evitando ruídos no entendimento. Do mesmo modo, o local onde se deu a atividades deve ficar limpo.
Senso de saúde – tem a ver com a avaliação e a padronização das práticas dos itens anteriores. Trabalhando-se para manter cada coisa em seu lugar, estamos favorecendo a saúde física, mental e do ambiente.
Senso de autodisciplina – envolve os quatro S anteriores, pois é por meio dele que é feita a manutenção do sistema. Basicamente pode ser explicado por seguir regras como ‘usou, guarde’, ‘sujou, limpe’. Proporciona a constância para manter as demais práticas em funcionamento.
“Considero o 5S como meio de atender desafios simples do tipo ver e agir: o que sabemos fazer, o que é preciso fazer. Geralmente, deixamos para depois, mas o 5S nos mobiliza”, afirma o consultor Wagner Matias.
Os cinco Sensos do 5S se complementam como um sistema. Os três primeiros são mais práticos, relacionados ao jeito de agir. Os dois últimos são mais filosóficos, de avaliação dos impactos da prática dos três primeiros, padronização das boas práticas e compromisso com essas boas práticas.
Colocando em prática
Os projetos sociais podem se situar nas mais diversas áreas de atuação e terem desafios de diferentes naturezas a serem superados. Para colocar o 5S em prática, reunimos algumas dicas, com ajuda do consultor Wagner Matias:
1- Comece com uma aplicação simples e anote o que faz
Melhorias simples estimulam outras melhorias em um processo contínuo. A construção de uma nova maneira de pensar favorece o surgimento de inovação e mudanças mais complexas. Você pode começar organizando uma bolsa, depois ordenar uma gaveta, até chegar à organização de ideias na cabeça.
Comece fazendo duas melhorias por dia: uma na sua vida particular e outra na sua rotina de trabalho, para a sua empresa. Anote o que está fazendo para poder medir as diferenças no futuro!
2- Observe cada situação atentamente
A rápida evolução tecnológica nos leva a situações que têm menos a ver com o acúmulo de objetos nas fábricas, mas se relacionam ao excesso de oportunidades e desvio de foco. O uso de novas mídias e o excesso de informações podem nos lançar em um meio caótico.
Temos muitos recursos, mas não os usamos adequadamente. Pergunte constantemente por meio dos três primeiros sensos: para que isso serve? Por onde devo começar? O que levar desse encontro ou deste novo contato?
Tais questionamentos ajudam a dar mais leveza à tomada de decisões.
3- Mantenha uma rotina de cuidado.
O 5S não se aplica uma única vez, a ideia é usá-lo em todos os momentos para que a rotina flua com leveza e objetividade em melhoria contínua e para resolver desorganizações momentâneas. Se não houver mudança de hábito, a bagunça volta a se acumular!
Assim que uma boa decisão for tomada, é preciso pensar em como padronizar isso. Anotar o que foi feito e comparar resultados. Respeitar os momentos de observação é criar espaço para oportunidades e melhorias.
